Resumo elaborado pela participante Katy (do Orkut da comunidade Grupo de estudos INSS 2008 em 14/02/2008)
Planejamento
“Planejar é um processo de tomar decisões que tem como resultado a preparação de planos”
O processo de planejar compreende três elementos básicos:
DADOS DE ENTRADA (informações sobre o ambiente externo e os sistemas internos da organização, que podem mostrar ameaças ou oportunidades (amb.externo) forças e fraquezas (amb.interno);
PROCESSO DE PLANEJAMENTO: neste se faz a análise e se toma as decisões gerando o último passo a:
ELABORAÇÃO DO PLANO que deve ter = objetivos, recursos e meios de controle. (Não se pode planejar sem ter objetivos, recursos para realizá-los e um meio de controlar os resultados!).
Já os PLANOS (resultado do planejamento!) podem ser classificados em três níveis principais, de acordo com sua abrangência sobre a organização: é fácil entender se você imaginar a hierarquia de uma empresa: operacional (é para os empregados, os que colocam a mão na massa), o tático seriam p/ os diretores de departamentos , RH, Financeiro ... e o Estratégico só a cúpula se envolve, o Diretor Geral da Empresa com os demais diretores decidem o rumo da empresa, no caso da Adm. Pública isso deve corresponder ao MPS.
O planejamento operacional (Curto prazo, menos de 1 ano) identifica os processos e meios (Ex: as Instruções Normativas que destrincham a Lei em pormenores, a um nível prático, dia-a-dia mesmo.)
O planejamento tático (Médio prazo, varia entre 1 e 4 anos) aconselha áreas determinadas de uma organização em suas metas específicas e solidárias aos objetivos maiores (No INSS existem metas para cada Setor: Benefícios, Logística, Procuradoria que juntos devem atingir ao objetivo maior do órgão como um todo, este objetivo é determinado no planejamento estratégico).
O planejamento estratégico (Longo prazo >= 5 anos) destina-se a refletir sobre o futuro da organização a longo prazo, com base na análise dos ambientes externo (buscando ameaças e oportunidades) e interno (analisando as forças e fraquezas) da organização .
Obs: A missão é muito importante na formulação do Planej. Estratégico, resumidamente ela significa a razão de ser da organização e por isso, tudo deve ser guiado pela missão, voltando para nossa realidade, a missão do INSS pode ser por ex.: “Oferecer dignidade de vida aos cidadãos que foram atingidos por infortúnios como incapacidade de trabalho, etc....”
Organização
“Organização é a montagem de uma estrutura humana (através da divisão do trabalho que faz surgir a hierarquia) e a estrutura material para realizar um empreendimento”.
• De acordo com os objetivos traçados no planejamento, cada pessoa e recurso assume uma função específica.
• A função é um conjunto de tarefas exercidas de forma integrada que converge para um determinado fim = o cumprimento da missão organizacional.
O planejamento tático (Médio prazo, varia entre 1 e 4 anos) aconselha áreas determinadas de uma organização em suas metas específicas e solidárias aos objetivos maiores (No INSS existem metas para cada Setor: Benefícios, Logística, Procuradoria que juntos devem atingir ao objetivo maior do órgão como um todo, este objetivo é determinado no planejamento estratégico).
O planejamento estratégico (Longo prazo >= 5 anos) destina-se a refletir sobre o futuro da organização a longo prazo, com base na análise dos ambientes externo (buscando ameaças e oportunidades) e interno (analisando as forças e fraquezas) da organização .
Obs: A missão é muito importante na formulação do Planej. Estratégico, resumidamente ela significa a razão de ser da organização e por isso, tudo deve ser guiado pela missão, voltando para nossa realidade, a missão do INSS pode ser por ex.: “Oferecer dignidade de vida aos cidadãos que foram atingidos por infortúnios como incapacidade de trabalho, etc....”
Organização
“Organização é a montagem de uma estrutura humana (através da divisão do trabalho que faz surgir a hierarquia) e a estrutura material para realizar um empreendimento”.
• De acordo com os objetivos traçados no planejamento, cada pessoa e recurso assume uma função específica.
• A função é um conjunto de tarefas exercidas de forma integrada que converge para um determinado fim = o cumprimento da missão organizacional.
Direção
• A direção ou comando trata de ativar as pessoas para atingir os objetivos propostos, ou seja: guiar e motivar o comportamento dos participantes da organização, adequando-os aos planos e cargos que foram estabelecidos.
• Atualmente esta função está mais ligada ao conceito de liderança que de autoridade, está intimamente relacionada a habilidade do administrador (lembre-se que nesse sentido adm. é a pessoa que exerce a função, independente de formação acadêmica).
• É um processo interpessoal que determina relações entre indivíduos, diferente das outras 3 funções!!!
Controle
• Meio para verificar se os objetivos foram concretizados;
• É o cuidado para que tudo se realize de acordo com os planos estabelecidos = é o controle das outras 3 funções anteriores;
• Porém é mais relacionado ao planejamento, pois este deve prover meios de verificação que garantam a realização dos objetivos pretendidos.
• O controle é visto como função exclusiva da direção;
=> Lá no INSS existe um Setor Responsável pelo Controle de gastos, consumo de água, energia e telefone ... ligado a Gerente Executivo que é o maior na hierarquia da DIREÇÃO, além deste, existem outros Controles específicos como o que controla o número de benefícios concedidos, através do qual se busca atingir metas ou detectar fraudes ao Sistema.
Exemplo 2: Se a meta do INSS é em 2008 reduzir em 50% o período de análise dos Processos (atualmente me parece que é 80 dias) traçados todos os planos de ação (que poderiam incluir mais procuradores, melhoria nos sistemas de informação, etc.), deve ter um mecanismo de controle para verificar se está ou não andando mais rápido as solicitações dos beneficiários.
Lembrando que pra chegar a esse ponto, aconteceu basicamente:
1. Planejamento Estratégico - na análise interna, foi constatada como fraqueza a lentidão na análise dos processos dos beneficiários; objetivo: Melhoria no atendimento; meta: redução de redução de 50% do tempo atual;
2. Planejamento Tático e Operacional (estabelecendo o Dept.Qualidade por exemplo e as ações cotidianas).
3. Organização: definiu-se o pessoal necessário para isso e os recursos materiais (ex.: computadores melhores e pessoas capacitadas);
4. Direção: estabeleceu-se um diretor em cada Gerência responsável pela execução do Projeto de melhoria.
5. Por fim ... chegou a função Controle, onde vai se avaliar o atingimento das metas, caso haja ajustes a fazer, vamos REPLANEJAR ... e volta ao ciclo.
